Образование, воспитание, Киев

Программа курса СЕКРЕТАРЬ - РЕФЕРЕНТ



Программа курса построена по принципу развивающего обучения т.е. с первого занятия участники обучения отрабатывают практические навыки по созданию и формированию документов на компьютере, проигрывая все рабочие ситуации на примере виртуального офиса.

Секретарь в структуре управления. Требования, предъявляемые к секретарю. Должностные обязанности.
Делопроизводство
•Важность документов в управлении организацией. Служба документационного обеспечения управления, должностной состав и функции сотрудников.
•Документы и их основные категории.
•Понятие документа, его функции, а также классификация документов.
•Классификация документов.
•Основные нормативно-организационные документы и правовая база ДОУ.
•Организационные документы предприятия (устав, инструкции, положения).
Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов.
•Необходимость единых правил в оформлении документов.
•Реквизиты документов и их состав.
•Основные правила в оформлении реквизитов. Постоянные реквизиты и переменные.
•Бланки документов и основные требования к их оформлению. Формуляр-образец. Специфика языка в служебных документах.Юридическое значение документа.
Распорядительные документы организации.
•Распоряжения, приказы и решения, особенности их оформления. Состав реквизитов. Согласование документов (внутреннее и внешнее).Визирование. Гриф согласования и визирование.
Документация по личному составу.
•Контракты и приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки и другие документы.
•Особенности работы с документами по личному составу: сроки их хранения, конфиденциальность. Личные справки и заявления.
Справочные и информационные документы.
•Деловые письма и их разновидности. Особенности стиля письма и требования к тексту в зависимоти от содержания. Правила оформления реквизита «адресат».
•Реквизит «отметка об исполнителе» ФИО и номер служебного телефона.
•Особенности служебной записки и резолюция.
•Протоколы.Выписка из документа . Реквизит «Отметка о заверке копий».
•Разновидности справок.
•Реквизиты, которые придают документам юридическую силу. Печать и гриф утверждения.
Особенности актов.
•Виды актов и правила их оформления.
Работа с документами (основные правила).
•Правила организации документооборота предприятия.
•Основные группы документов (внутренние, входящие и исходящие).
Входящие документы и работа с ними.
•Основные этапы и порядок работы (первичная обработка документов, их предварительное рассмотрение, регистрация, и т.д.).
Исходящие документы и работа с ними.
•Основные этапы и порядок работы.
Внутренние документы и работа с ними.
•Основные этапы и порядок работы.
Особенности регистрации документов.
•Виды и способы регистрации документов.
•Электронная регистрация – ее преимущества и недостатки.
Контроль реализации документов (суть контроля, сроки реализации документов и др.).
Номенклатура дел.
•Виды и содержание номенклатуры дел. Правила составления.
Формирование дела и оформление.
•Правила оформления обложки дела.
Оперативное хранение дел
•Представление об оперативном хранении дел.
•Контроль наличия документов и правила выдачи дел.
Основы экспертизы ценности документов.
•Установление сроков хранения. Документы, которые подлежат уничтожению.
Подготовка и передача дел в архив.
. •Акты и различные формы описи.
•Порядок передачи дел в архив предприятия.
Конфиденциальные документы и особенности работы с ними.
Этика и психология делового общения
•Имидж секретаря. Деловая женщина-профессионал. Рабочее место секретаря.
Нормы и правила деловой этики
•Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления.
•Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет. Этикет в служебных отношениях
Корпоративная культура, фирменный стиль организации.
•Служебная вертикаль (отношения в системе "руководитель-подчиненный"). Служебная горизонталь (отношения в системе "коллега-коллега"). Служебная субординация. Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.
Взаимоотношения с руководителем.
•Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.
Взаимоотношения в коллективе.
•Женский фактор на работе. "Трудные люди". Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
Технология и этикет деловых ситуаций.
•Телефонный разговор в офисе. Исходящие и входящие звонки. Фазы телефонного разговора. Ваш "говорящий имидж". Организация приема посетителей. Планирование и подготовка приема посетителей.